มารยาททางสังคมสำหรับเลขานุการ
กรกฎาคม 25th, 2009 โดย namphon04@sanook.com
มารยาททางสังคมสำหรับเลขานุการ
หลังจากที่เคยมาเล่าให้ฟังถึงเรื่องความสำคัญของบุคลิกภาพต่องานเลขานุการมาแล้ว ครั้งนี้ขอมาเล่าต่อถึงเรื่องมารยาททางสังคมสำหรับงานเลขานุการนะคะ โดยจะขอเริ่มจากมารยาททางสังคมในการทำงานก่อนเลยค่ะ
1.1 การแนะนำและการต้อนรับผู้อื่น
ในการแนะนำผู้อื่น (โดยเฉพาะอย่างยิ่งลูกค้า) ให้รู้จักกับองค์กรของเราเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นที่จะต้องให้ข้อมูลและรายละเอียดพื้นฐานขององค์กรให้ถูกต้อง ชัดเจน เลขานุการจะต้องแม่นยำในเรื่องของข้อมูลองค์กรในการตอบคำถามกับผู้อื่นเสมอ ไม่ควรตอบคำถามด้วยคำว่า “ไม่ทราบ” หรือตอบด้วยความไม่แน่ใจ อึกอึก อักอัก จนทำให้ไม่น่าเชื่อถือ และทำให้พลาดโอกาสดีๆ ที่จะประชาสัมพันธ์องค์กร
สำหรับการต้อนรับผู้มาติดต่อ ดังที่ทราบกันว่าเลขานุการจะต้องเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก แตกต่างกันไปทั้งวัยวุฒิและคุณวุฒิ จึงจำเป็นจะต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ว่าด้วยการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับคนเหล่านั้นเพื่อให้เกิดความร่วมมือที่ดีต่อกันในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย เลขานุการที่ดีต้องไม่กีดกันผู้มาติดต่อยกเว้นได้รับคำสั่งจากเจ้านายเท่านั้น เลขานุการจะต้องมีปฏิภาณไหวพริบพิจารณาได้ว่าผู้มาติดต่อคนไหนที่เจ้านายไม่พึงประสงค์จะให้พบ แล้วกล่าวปฏิเสธกับคนๆ นั้นอย่างสุภาพและนุ่มนวล เช่นว่า “ท่านไม่อยู่นะคะ/ครับ ไปประชุมข้างนอกหรือไปต่างจังหวัดหรือไปต่างประเทศ จะให้ดิฉัน/ผมช่วยอะไรได้บ้างคะ/ครับ หรือจะฝากเรื่องไว้ที่ดิฉัน/ผมก่อนดีไหมคะ/ครับ หากท่านกลับมาแล้วจะเรียนให้ท่านทราบนะคะ/ครับ”
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ควรยึดถือในการให้การต้อนรับผู้มาติดต่อก็คือ ความสุภาพ ความนุ่มนวล การแสดงความเป็นมิตร การให้ความสำคัญและการปฏิบัติอย่างเหมาะสมกับทุกๆ คนไม่ว่าจะเป็นเด็กส่งเอกสารหรือแขกผู้ใหญ่อย่างเท่าเทียมกัน เช่นว่า หากผู้มาติดต่อจะต้องรอนานก็ควรจะเชิญให้เขานั่งอ่านหนังสือพิมพ์รอและบริการเครื่องดื่มให้เขาตามความเหมาะสมไม่ว่าจะเป็นเด็กส่งเอกสารหรือแขกผู้ใหญ่ ทั้งนี้ เพื่อให้เขามีความรู้สึกว่าเราให้เกียรติเขา เขาก็จะเกิดความประทับใจ หากเกิดความประทับใจแล้วก็ย่อมอยากติดต่อกับเราเสมอ แต่หากไม่ประทับใจแล้วก็อาจจะเลิกราความสัมพันธ์กับเราไปได้ ทำให้องค์กรของเราสูญเสียโอกาสและลูกค้าไปได้
1.2 การให้และรับนามบัตร
ในบางโอกาสที่เราต้องแนะนำตัวเองและองค์กรกับคู่สนทนา นอกจากจะสนทนากันเพียงอย่างเดียวเราอาจจะมีการแลกนามบัตรกับคู่สนทนาของเราไปด้วยเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีให้กับองค์กร โดยกล่าวด้วยความสุภาพว่า “ขออนุญาตให้นามบัตรดิฉัน/ผมไปด้วยนะคะ/ครับ เผื่อจะมีโอกาสติดต่อกันบ้างคะ/ครับ”
และเมื่อเราได้รับนามบัตรจากคู่สนทนา หากเป็นคู่สนทนาที่อาวุโสมากกว่าเราก็ควรยกมือไหว้และกล่าว “ขอบพระคุณมากค่ะ/ครับ” หากเป็นคู่สนทนาที่อยู่ในวัยใกล้เคียงกันหรืออ่อนกว่าก็ควรกล่าว “ขอบคุณมากค่ะ/ครับ” พร้อมกับให้ความสนใจดูนามบัตรที่รับมาสักเล็กน้อยเพื่อแสดงความสนใจและยินดีที่ได้รู้จักกับเขาจริงๆ
1.3 การสนทนา
ในการสนทนาสิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ การพูดจาจะต้องไพเราะ มีหางเสียง พูดด้วยความอ่อนน้อม ใบหน้ายิ้มแย้มแจ่มใส และจะต้องเป็นนักฟังที่ดี ไม่ควรพูดแทรกในระหว่างที่คู่สนทนากำลังพูดอยู่ และไม่ควรพูดเจื้อยแจ้วเรื่อยเปื่อยเพราะจะดูไร้สาระเกินไป
1.4 การประชุม
ในเรื่องของงานประชุมเรียกได้ว่าเป็นงานหลักของเลขานุการที่จะต้องดูแลความเรียบร้อยโดยตรงนับตั้งแต่เริ่มต้นไปจนจบการประชุม เลขานุการจะต้องให้ความสำคัญกับการเตรียมการประชุมทุกครั้งเพื่อให้การประชุมสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี โดยลำดับขั้นตอนดังนี้
1. นัดวัน/เวลาประชุม
เริ่มต้นด้วยการโทรศัพท์เช็ควัน/เวลาที่จะประชุมกับผู้ที่จะเข้าประชุมแต่ละคนว่าสะดวกตรงกันหรือไม่ ในบางคราวอาจจะสะดวกตรงกันทั้งหมด แต่บางคราวอาจจะมีปัญหา เลขานุการจะต้องพิจารณาวัน/เวลาให้เหมาะสมและสะดวกกับผู้เข้าประชุมทุกคน ทั้งนี้ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้โดยครบองค์ประชุม
2. จัดทำวาระประชุม
เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างเป็นขั้นตอนและอยู่ในกรอบ ไม่ตกหล่นเรื่องสำคัญที่จะต้องพิจารณา
3. จัดเตรียมเอกสารการประชุม
สำหรับการจัดเตรียมแฟ้มเอกสารเพื่อใช้แจกผู้เข้าประชุมในแต่ละครั้งซึ่งปกติจะประกอบด้วย รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา วาระการประชุมครั้งใหม่ เอกสารประกอบการพิจารณา พร้อมทั้งกระดาษเปล่า ดินสอหรือปากกา เลขานุการควรจัดเตรียมไว้ให้เรียบร้อยก่อนวันประชุมเสมอ และหากบางคราวที่จะต้องไปประชุมภายนอกองค์กรควรจะต้องสำรองไว้ด้วยเผื่อมีเหตุฉุกเฉินเอกสารไม่เพียงพอหรือสูญหาย
4. ออกจดหมายเชิญประชุม
เมื่อกำหนดวันประชุมเรียบร้อยแล้ว เลขานุการควรจัดทำจดหมายส่งเป็นหลักฐานยืนยันการเรียนเชิญประชุมให้กับผู้เข้าประชุมทุกคนทราบวัน เวลา สถานที่ และวาระประชุม ล่วงหน้าก่อนวันประชุม 1 สัปดาห์
5. โทรศัพท์ยืนยันการประชุม
ก่อนวันประชุมประมาณ 2 วันเลขานุการควรจะโทรศัพท์ยืนยันการประชุมกับผู้เข้าประชุมอีกครั้งเพื่อย้ำเตือนก่อนการประชุม
6. จัดเตรียมสถานที่ที่จะประชุม
ก่อนวันประชุมควรดูแลเรื่องสถานที่ประชุมให้เรียบร้อยทั้งห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องปรับอากาศ แสง หรือเครื่องเสียง (หากต้องใช้) ห้องน้ำ สถานที่จอดรถ รวมทั้งภาชนะใส่อาหารและเครื่องดื่มที่จะใช้รับรองผู้เข้าประชุม (กรณีที่จัดประชุมในองค์กร) ซึ่งการดูแลในเรื่องต่างๆ ดังกล่าวถือเป็นหน้าที่ที่เราจะละเลยไม่ได้ เพราะเราคือเจ้าภาพ เจ้าภาพที่ดีควรมีความพร้อมในการรับรองแขก หากเราจัดการสภาพแวดล้อมทุกสิ่งทุกอย่างได้เรียบร้อยการประชุมก็จะราบรื่นไปได้ด้วยดี
7. จัดวางเอกสารการประชุม
ในส่วนของการจัดวางเอกสารการประชุม ควรจัดวางกระดาษ ดินสอหรือปากกาไว้บนโต๊ะประชุมให้เรียบร้อยก่อนเริ่มการประชุม ส่วนเอกสารการประชุมควรเตรียมไว้รอแจกผู้เข้าประชุมตอนเริ่มประชุมเนื่องจากเอกสารการประชุมในบางครั้งอาจเป็นเรื่องลับเฉพาะ โดยมารยาทเราก็ควรเก็บรักษาไว้เป็นความลับเฉพาะในที่ประชุมเท่านั้น
8. รับรองผู้เข้าประชุม
สำหรับการรับรองผู้เข้าประชุมหากใช้เวลาในการประชุมไม่มากนักเราควรจัดเลี้ยงด้วยอาหารว่างที่รับประทานได้ง่ายๆ เช่น แซนวิชหรือคุกกี้หรือขนมปังชิ้นพอดีคำ ไม่ต้องตัดลำบาก เสริฟกับเครื่องดื่มประเภทน้ำชา/กาแฟ แต่หากการประชุมใช้เวลานานจนคาบเกี่ยวมื้ออาหารกลางวันหรืออาหารเย็นก็อาจจะต้องเลี้ยงอาหารในมื้อคาบเกี่ยวนั้นด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงบประมาณสำหรับการจัดประชุมของแต่ละองค์กร อย่างไรก็ตาม เราควรใส่ใจรับรองผู้เข้าประชุมทุกคนโดยไม่ขาดตกบกพร่อง หากสามารถจดจำได้ว่าผู้เข้าประชุมคนไหนชอบดื่มเครื่องดื่มประเภทใด เติมอะไรบ้าง ไม่เติมอะไรบ้าง ก็จะเป็นการสร้างความประทับใจได้อีกทางหนึ่งเช่นกัน
9. จดบันทึกการประชุม
ควรจดบันทึกการประชุมด้วยความคล่องแคล่ว รวดเร็ว มีสมาธิ บันทึกให้ถูกต้อง และเข้าใจง่าย
10. จัดพิมพ์รายงานการประชุม
หลังจากประชุมเสร็จแล้วควรรีบจัดพิมพ์รายงานการประชุมเพื่อสรุปสาระและมติของที่ประชุมเสนอประธานตรวจ/พิจารณาไม่ควรเกิน 1 วันหลังจากวันประชุม เมื่อประธานตรวจ/พิจารณาเรียบร้อยแล้ว หากมีแก้ไขก็รีบแก้ไขโดยทันทีเพื่อจะได้จัดส่งให้กับผู้เข้าประชุมโดยเร็ว
11. จัดส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุม
ควรรีบจัดส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุมทันทีหลังจากที่ประธานตรวจเรียบร้อยแล้ว ไม่ว่าจะส่งทางโทรสารหรือไปรษณีย์หรืออีเมล์ โดยมารยาทแล้วเราควรโทรศัพท์เช็คเสมอว่าผู้เข้าประชุม (อาจจะเช็คที่เลขานุการหรือผู้ช่วย) ได้รับรายงานการประชุมเรียบร้อยหรือไม่ และเป็นการเช็คด้วยว่ารายงานการประชุมที่เราส่งไปไม่สูญหาย
12. จัดเก็บรายงานการประชุม
ภารกิจสุดท้ายของการประชุมก็คือ การจัดเก็บเอกสารรายงานการประชุม ควรจะจัดให้เป็นหมวดหมู่ จัดแบ่งเป็นรายปี เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย หยิบก็ง่าย หายก็รู้ เมื่อใดที่เจ้านายเรียกดู
เราก็สามารถนำเรียนเจ้านายได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาหาอยู่เป็นนานสองนานไม่ทันการ
1.5 การพูดโทรศัพท์
สำหรับหลักสำคัญในการติดต่อทางโทรศัพท์อย่างมีมารยาทนั้น ควรยึดถือความสุภาพเป็นหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีผู้ติดต่อมา (กรณีที่ไม่รู้จักกันมาก่อน) เขาจะรู้สึกว่าเขาคุยอยู่กับเจ้านายของเราและองค์กรของเรามากกว่ารู้สึกว่าได้คุยกับเลขานุการหรือพนักงานอย่างเรา (อย่าลืมว่าเราคือตัวแทนของเจ้านายและองค์กร) ความสุภาพจะช่วยให้ผู้ติดต่อมาเกิดความประทับใจ อีกทั้งน้ำเสียงที่ใช้ควรเป็นธรรมชาติ ควรพูดจาให้ชัดถ้อยชัดคำ ควรฟังอย่างตั้งใจเพื่อความชัดเจนในการบันทึกข้อความ หากเสียงพูดของผู้ติดต่อไม่ดังหรือไม่ชัดเจนก็ควรบอกเขาไปด้วยความสุภาพว่าเราได้ยินไม่ชัดเจน ขอความกรุณาเขาพูดซ้ำเพื่อความชัดเจน นอกจากนี้ หากมีโทรศัพท์ติดต่อผิดเบอร์มาเราก็ควรพูดกับเขาและบอกเขาด้วยความสุภาพเช่นกัน ไม่ควรแสดงอารมณ์รำคาญหรือต่อว่าเขาไป และที่สำคัญควรแม่นยำในเรื่องการให้ข้อมูลเบื้องต้นขององค์กรหากมีผู้ติดต่อสอบถาม
ขั้นตอนการรับโทรศัพท์
- ควรรีบรับทันทีเมื่อมีเสียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ไม่ควรปล่อยให้ดังเกินนานเกิน 2 ครั้ง
- ไม่ควรรับโทรศัพท์ไปเคี้ยวอาหารไป หยิบกระดาษ ดินสอเพื่อจดข้อความ ป้องกันการลืม อย่าเชื่อว่าเรามีความจำดี บางคราวเราก็ลืมได้
- รับโทรศัพท์ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม เพราะจะช่วยให้น้ำเสียงที่ออกมายิ้มแย้มตามไปด้วย คนฟังก็จะรู้สึกรื่นหู อยากคุยกับเราด้วย
- กล่าวทักทายด้วยคำว่า “สวัสดีค่ะ/ครับ” เพราะจะให้ความรู้สึกสุภาพและนุ่มนวลกว่าคำว่า “ฮัลโหล” และบอกให้ทราบว่าเราคือใคร องค์กรชื่ออะไร หรือหากเราจำเสียงหรือทราบชื่อคนที่โทรศัพท์มาได้ก็ควรที่จะเรียกชื่อเขา เขาจะได้รู้สึกดีที่เราจำเขาได้
- กรณีที่มีคนโทรศัพท์มาขอพูดกับเจ้านายเรา เราไม่เคยรู้จักเขามาก่อนก็ควรถามเขาว่า “ขอประทานโทษค่ะ/ครับ จะให้ดิฉัน/ผมเรียนท่านว่าใครต้องการเรียนสายด้วยคะ/ครับ” และกล่าว “กรุณารอสักครู่นะคะ/ครับ” เพื่อเรียนถามเจ้านายเราว่าสะดวกจะรับสายคนที่ติดต่อมาหรือไม่ หากเจ้านายเรายินดีรับสาย ก่อนที่จะโอนสายให้เจ้านายก็ควรบอกให้เขาทราบว่า “เดี๋ยวดิฉัน/ผมโอนสายให้นะคะ/ครับ”
หรือหากเจ้านายเราไม่สะดวกจะรับสายกับเขา ก็ถามชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของเขาไว้เผื่อเป็นข้อมูล โดยกล่าว “ขอประทานโทษคะ/ครับ ตอนนี้ท่านติดประชุมสำคัญอยู่คะ/ครับ จะฝากข้อความไว้ให้ดิฉันเรียนท่านทราบหลังจากประชุมเสร็จดีไหมคะ/ครับ”
ทั้งนี้ เลขานุการควรรู้จักกลั่นกรองว่าใครขอพูดกับเจ้านายเรา ไม่ใช่ว่าใครต่อใครโทรศัพท์มาก็ให้พูดทุกสาย เพราะบางคราวอาจจะสร้างความรำคาญให้กับเจ้านายและเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ เช่น อาจจะโทรศัพท์มาเพื่อขายประกันหรือขายบัตรเครดิตหรือขายสมาชิกโรงแรม เป็นต้น
กรณีที่เจ้านายเราอยู่ในห้องน้ำ หากเป็นผู้ใหญ่ติดต่อมาหรือเป็นคนไม่สนิทกันจริง เราก็ไม่ควรบอกว่าเจ้านายเข้าห้องน้ำ ควรถามชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของเขาไว้ โดยกล่าว “ขอประทานโทษค่ะ/ครับ จะให้ดิฉัน/ผมเรียนท่านว่าใครต้องการเรียนสายด้วยคะ/ครับ ตอนนี้ท่านกำลังทำธุระส่วนตัวอยู่ค่ะ/ครับ จะฝากข้อความไว้หรือจะให้ท่านโทร.กลับคุณ (ชื่อที่เขาบอกมา) หลังจากทำธุระเสร็จดีคะ/ครับ”
กรณีที่มีคนโทรศัพท์มาขอพูดกับเจ้านายเรา เราไม่เคยรู้จักเขามาก่อน และเจ้านายเรากำลังมีแขกอยู่ ควรถามชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของเขา โดยกล่าว
“ขอประทานโทษค่ะ/ครับ จะให้ดิฉัน/ผมเรียนท่านว่าใครต้องการเรียนสายด้วยคะ/ครับ ตอนนี้ท่านกำลังมีแขกอยู่ค่ะ/ครับ จะฝากข้อความไว้หรือจะให้ท่านโทร.กลับคุณ (ชื่อที่เขาบอกมา) หลังจากรับแขกเสร็จดีคะ/ครับ”
ทั้งนี้ ควรฟังข้อความที่เขาบอกมาอย่างตั้งใจเพื่อบันทึกข้อมูลได้อย่างชัดเจนและนำเรียนเจ้านายเราทราบได้อย่างถูกต้อง
อย่าลืมทบทวนเรื่องที่สนทนาเพื่อทบทวนความถูกต้องในเรื่องที่สนทนาอีกครั้ง
จบการสนทนาควรกล่าวลาด้วยคำว่า “สวัสดีค่ะ/ครับ”
อย่าลืมกล่าว “ขอบคุณค่ะ/ครับ” ด้วยทุกครั้งก่อนวางโทรศัพท์ และ
ควรวางหูโทรศัพท์อย่างเบา เพราะจะแสดงให้เห็นถึงมารยาทที่ดี
ขั้นตอนการต่อโทรศัพท์
- ควรเตรียมกระดาษ ดินสอ/ปากกา จดชื่อและเบอร์โทรศัพท์คนที่เรากำลังจะติดต่อด้วย เพื่อป้องกันความผิดพลาดเรียกชื่อผิดๆ ถูกๆ ซึ่งจะเป็นการเสียมารยาทมาก คนที่ถูกเรียกชื่อผิดบางคนอาจจะพาลไม่อยากคุยโทรศัพท์กับเรา เรียกว่าพอเริ่มจับโทรศัพท์เราก็พลาดซะแล้ว
- วัตถุประสงค์ที่ต่อโทรศัพท์ ต้องบันทึกไว้ว่าเราจะคุยกับเขาเรื่องอะไร เพื่อไม่ให้ลืมประเด็น
- อย่าลืมพูดโทรศัพท์ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม เพราะจะช่วยให้น้ำเสียงที่ออกมายิ้มแย้มตามไปด้วย คนฟังก็จะรู้สึกรื่นหู อยากคุยกับเราด้วย
- กล่าวทักทายกับผู้รับสายด้วยคำว่า “สวัสดีค่ะ/ครับ ขออนุญาตเรียนสายคุณ…”
- ควรพูดโทรศัพท์ในเวลาที่กระชับ ชัดเจน และถูกต้องในประเด็นที่ต้องการจะสนทนา
- จบการสนทนาควรกล่าวลาด้วยคำว่า “สวัสดีค่ะ/ครับ”
- อย่าลืมกล่าว “ขอบคุณค่ะ/ครับ” ด้วยทุกครั้งก่อนวางโทรศัพท์ และ
- ควรวางหูโทรศัพท์อย่างเบา เพราะจะแสดงให้เห็นถึงมารยาทที่ดี
- กรณีที่เราต่อโทรศัพท์ไปแล้ว หากผู้รับไม่ใช่คนที่เราต้องการติดต่อรับสายเองแล้วเขาบอกจะโอนสายให้ อย่าลืมกล่าวขอบคุณเขาไปด้วย
หรือหากผู้รับบอกว่าคนที่เราต้องการพูดสายไม่อยู่ และเราต้องการฝากข้อความให้ติดต่อกลับ โดยกล่าวว่า “ขออนุญาตรบกวนคุณช่วยเรียนคุณ(ชื่อคนที่เราต้องการติดต่อ) โทร.กลับดิฉัน/ผม (บอกชื่อเรา) ที่หมายเลข (บอกหมายเลขโทรศัพท์เรา) ด้วยนะคะ/ครับ ขอบคุณมากค่ะ/ครับ”
- กรณีที่ต่อโทรศัพท์ให้เจ้านาย เมื่อผู้รับสายคือคนที่เจ้านายเราต้องการจะพูดด้วยควรกล่าว “สวัสดีค่ะ/ครับ ขออนุญาตเรียนสายคุณ(กล่าวชื่อเขา)คะ/ครับ จาก(ชื่อเจ้านายเรา)ขอเรียนสายด้วยนะคะ/ครับ”
จากนั้นก็โอนสายให้เจ้านายเรา และอย่าลืมเรียนเจ้านายเราด้วยว่า “ขออนุญาตค่ะ/ครับท่าน สายคุณ (บอกชื่อคนที่เจ้านายเราให้ต่อโทรศัพท์ให้) นะคะ/ครับ)”
หรือหากต้องติดต่อผ่านเลขานุการก่อน และเราไม่เคยรู้จักเขามาก่อน ถ้าเขารับโทรศัพท์โดยยังไม่ได้แนะนำตัวเอง เราก็ควรแนะนำตัวเองและบอกวัตถุประสงค์ไปโดยกล่าว “สวัสดีค่ะ/ครับ ดิฉัน/ผม(บอกชื่อเรา) โทรจาก(บอกชื่อเจ้านายเรา)นะคะ ขออนุญาตเรียนสายคุณ(ชื่อคนที่เจ้านายเราต้องการจะพูดด้วย)คะ/ครับ”
หรือถ้าเขาแนะนำตัวเองแล้ว เราก็กล่าว “ไม่ทราบว่าคุณ(ชื่อเจ้านายเขา)จะสะดวกไหมคะ/ครับ ถ้า(ชื่อเจ้านายเรา)ขอเรียนสายด้วยคะ/ครับ”
ถ้าเขาบอกว่าสะดวกและจะโอนสายให้ก็อย่าลืมกล่าวขอบคุณ แล้วค่อยโอนสายให้เจ้านายเราไปพร้อมๆ กันกับเขา
หรือหากเลขานุการบอกว่าเจ้านายเขาไม่อยู่ เราก็ควรจะพูดต่อ “ขอประโทษคะ/ครับดิฉัน/ผมเรียนสายอยู่กับเลขาคุณ(ชื่อของคนที่เจ้านายเราต้องการพูดด้วย)ใช่ไหมคะ/ครับ คุณชื่ออะไรนะคะ/ครับ” เมื่อเขาบอกชื่อควรฟังอย่างตั้งใจ เพื่อไม่ให้เสียมารยาทเรียกชื่อเขาผิด จากนั้นควรจะขอเบอร์โทรศัพท์มือถือเจ้านายเขา (กรณีที่เราไม่มี) เพื่อรีบติดต่อให้เจ้านายเรา โดยกล่าว “ถ้าจะรบกวนขอเบอร์โทรศัพท์มือถือคุณ(ชื่อเจ้านายเขา) ได้ไหมคะ/ครับ”
ถ้าเขาให้มาก็ควรตั้งใจฟังเพื่อบันทึกให้ถูกต้องและอย่าลืมกล่าวขอบคุณเขาไปด้วย
หรือถ้าเขาไม่สะดวกให้เบอร์โทรศัพท์มือถือ เราก็ควรฝากข้อความไว้ โดยกล่าว “ดิฉัน/ผมขอเรียนรบกวนคุณ(เรียกชื่อเขา) ช่วยเรียน(บอกชื่อเจ้านายเขา) ติดต่อกลับ(บอกชื่อเจ้านายเรา)ด้วยนะคะ ที่โทรศัพท์หมายเลข(บอกเบอร์ติดต่อ)” และอย่าลืมกล่าวขอบคุณเขาไปด้วย
เป็นอย่างไรบ้างคะมารยาททางสังคมในการทำหน้าที่เลขานุการที่ดี อย่าลืมนะคะ งานเลขานุการไม่ใช่เป็นแค่งานจัดประชุม จดประชุม ต่อโทรศัพท์เท่านั้นนะคะ งานเลขานุการเป็นงานหนึ่งที่สำคัญยิ่งขององค์กรในการเป็นผู้สร้างภาพพจน์ที่ดีให้กับเจ้านาย และ ภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร หรือคงไม่เกินเลยไปหากจะกล่าวว่า งานเลขานุการเป็นงานที่มีส่วนเป็นอย่างยิ่งในการสนับสนุนให้เกิดผลผลิตและกำไรให้กับองค์กรงานหนึ่งทีเดียว…